Petit manuel pour parler en public, être écouté, convaincre

2.7. Bâtir le plan et planifier l'organisation de l'exposé

 

Il vous teste maintenant à faite le plan de l'exposé, à prévoir les transitions, à concevoir la conclusion et l'introduction, à déterminer la durée de chacune des parties et, enfin, à choisit et à préparer les illustrations dont vous aurez besoin.

 

Comparons un exposé et un projet d'ingénierie: le plan de l'exposé est analogue aux plans et aux devis de l'ingénieur, dans lesquels la fabrication d'un produit ou la structure d'un système sont décrites dans leurs moindres détails, et sans lesquels le projet d'ingénierie serait irréalisable.

 

De la même façon, le plan de votre exposé constitue l'outil qui vous permettra d'en agencer les différents éléments et le guide qui vous empêchera de vous perdre lorsque vous serez dans le feu de l'action.

 

Par ailleurs, un exposé oral obéit aux mêmes impératifs qu'un rapport écrit: il comprend une introduction, un développement et une conclusion.

Pour reprendre une formule américaine célèbre, et pas aussi simpliste qu'il y paraît, dans l'introduction, vous dites ce que vous allez dire, au cours du développement, vous dites ce que vous avez à dire et, dans la conclusion, vous redites ce que vous avez dit.

 

Si, dans leur forme finale, les parties d'un exposé s'enchaînent toujours de la même façon, leur préparation suit un ordre différent On s'occupe d'abord du développement. Cela fait, on prépare la conclusion et l'introduction. Procéder autrement irait contre la logique. Il serait en effet difficile de concevoir une introduction et une conclusion pour un sujet qu'on n'a pas encore arrêté définitivement.

 

2.7.1. Développement

 

Le développement d'un bon exposé est simple et cohérent. À la différence du texte écrit et pour un même sujet, l'exposé traite souvent un nombre plus limité d'idées. C'est que l'auditoire doit suivre; il ne peut donc pas, dans un laps de temps restreint, s'arrêter pour réfléchir ou demander à l'orateur de répéter. Le message doit être compris immédiatement et dans son ensemble. Si votre plan contient trop d'idées, vous risquez d'entraîner la confusion.

 

Voici comment nous vous proposons de concevoir le plan de votre exposé (voir fig. 1.3):

1. Dégagez d'abord les idées principales;

2. Formulez ensuite les idées secondaires;

3. Assignez à chaque idée secondaire une durée et procédez à des ajustements;

4. Choisissez la nature et le nombre des illustrations nécessaires.

 

 

Dégager des idées principales

De l'ensemble des informations recueillies, dégagez deux ou trois idées générales, les idées principes, auxquelles viendront se greffer les idées secondaires.

 

Partie « développement »

Idées principales

Idées secondaires

durée

illustration

1. (…)

 

2. (…)

 

3. (…)

 

4. (…)

- (…)

- (…)

- (…)

- (…)

- (…)

- (…)

- (…)

 

 

Figure 1.3 canevas de la partie « développement » de votre exposé

 

Formuler les idées secondaires

Décomposez les idées principales en idées secondaires. Trois ou quatre idées secondaires par idée principale suffisent amplement dans la plupart des cas. Si l'importance et la durée de votre exposé le justifient il est toujours possible d'en ajouter. Les indications que nous donnons ici valent pour des exposés de 15 à 40 minutes.

 

Assigner des durées et procéder à des ajustements.

Attribuez à chaque idée secondaire une durée approximative. Faites ensuite le total des minutes. Il se peut que votre première analyse de la durée manque de réalisme par rapport au temps qu'on vous a alloué pour l'exposé. Selon que vous manquez de temps ou que vous en avez trop, vous devez faire des choix:

réduire le nombre d'idées secondaires;

regrouper des idées secondaires;

rééquilibrer les durées;

etc.

 

Plusieurs itérations seront probablement nécessaires pour en arriver à une organisation satisfaisante du contenu de l'exposé et des durées assignées aux différents points.

Veillez aussi à équilibrer votre plan: si possible, prévoyez un nombre à peu prés égal d'idées secondaires par idée principale; vous pourrez ainsi mieux diviser votre temps en tranches de durée sensiblement identique.

 

Choisir les illustrations, transparents, photocopies, etc.

 

Enfin, choisissez les illustrations dont vous aurez besoin pour étayer votre exposé. Précisez-en la nature, le contenu et le nombre. Encore une fois, soyez modeste. Ne péchez pas par démesure. Chaque illustration doit être pertinente.

 

Il va de soi qu'une transition est nécessaire entre chacune des parties du développement La façon la plus simple de procéder consiste à souligner verbalement que l'on aborde autre chose, avec des formules comme «Nous allons maintenant...», «Je passe maintenant à ...». Si le sujet est complexe et les éléments à exposer nombreux, on a recours à une forme plus élaborée de transition: la récapitulation. On reprend, en une phrase ou deux, les faits et arguments pivots relatifs à la première idée principale, et on fait le lien avec la seconde idée principale, etc.

 

 

2.7.2. Conclusion et introduction

 

Une fois les objectifs définis, les idées principales et secondaires choisies et ordonnées, et les transitions prévues, la forme de la conclusion s'imposera d'elle-même; vous n'aurez qu'à récapituler en quelques mots votre analyse ou votre description. Si possible, vous mettrez également en relief les idées que vous jugez essentielles dans un message final frappant que l'auditoire retiendra aisément et associera à votre exposé.

 

Il vous faudra encore préparer l'introduction de l'exposé, laquelle joue un triple rôle. D'abord, elle sert à attirer l'attention sur le sujet. En citant un fait éloquent, ou des statistiques percutantes, etc., vous entrerez dans le monde des expériences de votre auditoire et déclencherez une écoute attentive. La suite de l'introduction vous amènera à préciseràl'auditoirevotresujet, à lui fairepartdevosobjectifsetdelamanièredontsedérouleravotre exposé. Ainsi, vos auditeurs sauront de quoi vous allez parler et comment vous allez vous y prendre; ils pourront donc mieux vous suivre.

 

Rappelons que votre introduction et votre conclusion ne devraient pas durer plus d'une minute chacune.

 

Les grandes articulations sont données sous forme d'objectifs, de façon à ce que celui qui parle sache dans quel le direction aller; les durées sont planifiées pour que l'orateur puisse surveiller l'heure; l'enchaînement des illustrations est programmé de manière à ce qu'il s'en serve au bon moment. Il serait inutile, et même maladroit, de donner cette version du plan aux auditeurs. On leur livrera plutôt une version allégée.

 

 

 

2.8. Préparer des fiches aide-mémoire

 

Les fiches aide-mémoire aident l'orateur à se rappeler ce qu'il veut dire quand il se trouve devant son auditoire. Elles lui procurent un certain sentiment de sécurité: même s'il les consulte peu, elles sont là, au cas où... Elles permettent donc de s'adresser à un auditoire avec davantage d'assurance.

 

Les fiches aide-mémoire sont un outil strictement personnel. C'est pourquoi nous ne chercherons pas ici à imposer de modèle standard. Nous nous en tiendrons à des conseils généraux sur le contenu des fiches et sur leur organisation.

 

D'abord, habituez-vous à n'utiliser qu'un petit nombre de fiches (5 ou 6, par exemple) et numérotez-les. Préférez aux feuilles de papier des fiches de canon rigide que vous aurez mieux en main. Si vous êtes nerveux, vous serez moins enclin à les tortiller, à les plier, etc.

 

Sur vos fiches, notez des idées et non des mots. N'essayez pas d'y recopier intégralement votre exposé. Reportez-y plutôt le plan de l'allocution (idées principales et secondaires), en tenant compte des indications que nous vous donnons ci-dessous.

 

Mettez sur fiches les mots clés que vous avez prévus pour amener les parties essentielles de votre discours. Indiquez aussi, dans une courte Phrase, votre message d'introduction ou de conclusion, ainsi que chacune de vos idées principales. De cette façon, vous aurez la certitude de n'oublier aucun des éléments importants de votre exposé.

 

Inscrivez également votre objectif principal. Indiquez les endroits où une transition ou un résumé s'imposent.

Précisez à quel moment vous aurez recours aux divers aides pédagogiques. Certains orateurs débutants mettent même sur leurs fiches des indications personnelles propres à les aider: «regarder les gens», «ralentir», «faire une pause», «montrer sur l'écran», «renvoyer au document photocopié distribué», etc.

 

Efforcez-vous de donner à vos fiches des qualités visuelles, et soyez concis! L'information que vous chercherez éventuellement doit pouvoir être saisie d'un simple coup d'œil. Utilisez des titres, des caractères gras, une numérotation et de la couleur pour faciliter le repérage. Soyez cependant cohérent et simple. Ne faites pas de vos fiches un arbre de Noël bariolé où se mêlent chiffres romains et arabes, numérotation décimale, lettres majuscules, lettres minuscules, etc.

 

Les premières fiches aide-mémoire que vous établirez contiendront probablement beaucoup trop d'informations. En vous exerçant avant l'exposé, vous serez sans doute amené à les abréger, à les simplifier et à en réduire le nombre.

 

Pour rendre son message de façon claire et dynamique, un bon orateur doit maîtriser les habiletés de communication ci-dessous- il doit savoir :

 

1. Maîtriser sa nervosité;

2. Introduire son sujet;

3. Structurer son propos;

4. Varier les stimuli;

5. Illustrer son propos;

6. Conclure;

7. Répondre aux questions.

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